1. Latar Belakang
Perusahaan sering ,mengalami kekacauan karena
strukturnya yang kurang teratur. Alur perintah dan tanggung jawab tidak
jelas. Usaha pun lantas terhambat. Yang menjadi permasalahannya? Boleh
jadi sistem kendali dalam organisasi perusahaan tersebut lemah.
Banyak
perusahaan yang tidak efektif bukan karena kondisi eksternal tetapi
lantaran struktur organisasinya kurang kokoh. Struktur ini seharusnya
mencerminkan apa yang menjadi sasaran perusahaan, efisiensi juga
pelaksanaan fungsi hendaknya menjadi patokan utama.
Efisiensi ini
bisa dicapai bila perintah dan penugasan oleh eselon manajer dapat
segera dilaksanakan oleh bawahan, dengan proses antara seminim mungkin.
Pengarahan, briefing, dan instruksi hendaknya serba ringkas. Apa yang
menjadi tanggung jawab bawahan pun hendaknya selalu jelas.
“Kemacetan”
dalam jalannya organisasi kerap terjadi lantaran struktur yang
menggambarkan jalur kontroling antara atasan dengan bawahan tidak
berjalan seimbang. Ini bisa terjadi bila manajer harus mengawasi terlalu
banyak atau terlalu sedikit bawahan. Jadi, persoalannya, adalah dalam
hal rentang kendali (span of control).
Pengawasan terhadap anak buah
memang utama dalam mengelola organisasi karena manajer mempunyai fungsi
“actuating”, yakni memunculkan gerakan atau pelaksanaan. Tak dapat
dibantah bahwa pada dasarnya merekalah yang menggerakkan perusahaan
secara langsung.
Keadaan sebaliknya dapat terjadi dan juga
menyebabkan roda perusahaan “macet”. Rentang kendali terlalu sempit,
struktur menjadi tinggi. Artinya, sedikit saja bawahan yang bisa lapor
langsung kepada atasan. Laporan dari bawahan pun terpaksa melewati
beberapa jenjang karena banyaknya lapisan antara pelaksana dengan
pimpinan. Ini bisa membuat manajer menjadi terisolasi dari bawahan yang
melaksanakan tugas-tugas spesifik. Perkembangan pelaksanaan pun tak bisa
diawasi secara langsung.
Oleh karena itu, kita harus dapat memahami
betul tentang struktur dasar dari sebuah organisasi sehingga segala
sesuatu yang berdasarkan organisasi dapat dilaksanakan dengan sebaik
mungkin tanpa adanya suatu ketidakstabilan didalam organisasi tersebut.
Dalam
penulisan ini, saya mencoba memaparkan apa saja yang dibutuhkan untuk
membangun sebuah organisasi yang baik. Diharapkan sedikit pengetahuan
penulis tentang organisasi dapat dijadikan acuan kepada pembaca yang
ingin membangun suatu organisasi yang baik serta terjaga keutuhannya dan
stabilisasinya.
2. Masalah
Kerapkali
kita menemui atasan yang “kebanjiran” urusan. Begitu banyak permasalahan
yang lewat meja dia, dalam arti butuh penanganan olehnya. Entah itu
sekedar atas sepengetahuannya, atau butuh pendapatnya, atau malah perlu
restu (approval) yang harus dipertanggungjawabkan olehnya. Apa pun,
gejala seperti ini kira-kira disebabkan oleh struktur yang tidak
seimbang. Terlalu banyak bawahan yang melapor langsung padanya.
Keadaan
ini memang memungkinkan atasan memperoleh informasi dari lebih banyak
orang, sehingga sepertinya ia punya gambaran yang lebih menyeluruh
tentang segala kejadian dalam perusahaan. Tetapi, perlu ditanya, apakah
seorang manajer perlu mendapat laporan langsung dari 12-15 bawahan di
mana masing-masing punya pekerjaan yang saling berbeda. Dengan kondisi
seperti ini, manajer lantas mempunyai rentang kendali yang terlalu luas.
Konsekuensinya, kontrol terhadap tiap aktivitas yang diawasinya pun
menjadi lebih sedikit.
Bahaya yang lebih besar dalam situasi seperti
ini terdapat dalam tahap implementasi. Karena banyak lapisan yang harus
dilewati antara instruksi dengan pelaksanaan maka boleh jadi keputusan
dan kebijaksanaan malah dibuat di tingkat-tingkat yang berbeda. Jika
pembuatan keputusan/kebijaksanaan ini sesuai dengan pengarahan dari
pimpinan, mungkin tidak apa-apa. Hanya, dalam segala perumusan yang
menyangkut penugasan, maka faktor salan tafsir bisa saja muncul, yang
tentunya bisa melencengkan pelaksanaan dari tujuan semul
3. Landasan Teori
Struktur
yang berlapis-lapis memang diperlukan agar beban kerja bisa
didistribusikan secara efisien dan sistematis. Namun struktur yang
terlalu tinggi dalam arti terlalu hirarkis menyebabkan birokrasi tak
lagi rasional. Terlalu banyak paperwork yang beredar dari satu meja ke
meja lain sebelum ada pelaksanaan konkrit. Demikian pula laporan dari
bawah lamban sekali mencapai tingkat yang sebenarnya harus menanggapi.
Organisasi lantas sulit bereaksi terhadap berbagai situasi menantang. la
stagnan dan tidak adaptif. Efisiensi dan efektivitasnya rendah.
Ada
kemungkinan gejala yang sama terjadi di perusahaan yang ada sekarang
ini. Bila demikian keadaannya, maka yang perlu dilakukan adalah mengkaji
ulang dan menilai kembali efektivitas struktur yang ada. Tanyakan,
sejauh apa struktur dan komponen-komponennya dari segi fungsi telah
merijawab tuntutan misi dan tujuan perusahaan? Apakah sekian banyak
jabatan yang ada proporsional dengan beban kerja yang benar-benar ada
dan perlu ditangani?
Apakah pembagian tugas, yang tercermin dalam job
description, sudah jelas dan tidak tumpang tindih? Apakah arus
informasi vertikal (atas-bawah) ataupun horizontal efisien? Atau
terpaksa mentok ke mana-mana? Bagaimana dengan masalah tanggung jawab?
Jelaskah siapa yang bertanggung jawab atas apa?
Pertanyaan-pertanyaan
yang sifatnya umum di atas sekedar untuk memperoleh gambaran kasar
mengenai kondisi suatu perusahaan. Namun, bila dari situ saja sudah
terdapat banyak jawaban negatif, maka kiranya sudah waktunya dilakukan
review yang lebih sistematis dan mendetail.
Yang harus selalu menjadi
pedoman: struktur harus melayani kepentingan organisasi. Struktur itu
harus terbentuk dan berkembang untuk dan demi tujuan perusahaan maupun
sasaran-sasaran spesifiknya. Boleh saja struktur, diatur berdasar
fungsi. Bisa juga berdasarkan wilayah operasi. Atau, kalau memang itu
tuntutannya, berdasarkan proyek atau pekerjaan tertentu. Apa pun,
struktur itu harus efisien dalam proses dan efektif dalam hasil.
Jika
struktur perusahaan tidak begitu, dalam arti lamban dan tidak tanggap,
mau tak mau harus dilakukan tindakan drastis. Jangan segan untuk
reorganisasi atau restrukturisasi.
4. Pembahasan Masalah
Dalam
dunia yang berkembang dan semakin maju. Maka sebagai manusia yang
mempunyai tanggung jawab dan jiwa kepemimpinan. Kita harus bisa membuat
organisasi yang baik dengan ketentuan yang bisa dijadikan acuan. Dalam
berorganisasi tanpa adanya nilai & visi maka akan rusak organisasi
tersebut. begitu juga tanpa adanya misi maka suatu organisasi akan
bingung untuk apa suatu organisasi itu dibuat tanpa misi yang jelas.
selain itu dalam beroganisasi pun ada aturan guna mendisiplinkan anggota
dalam organisasi guna tidak terjadi konflik kepentingan. Dalam
organisasi aspek profesionalisme harus dijadikan acuan motifasi
keterampilan dalam mengembangakan organisasi tanpa otu organisasi akan
resah. Insetif aspek yang sangat harus kita jalankan agar tidak lamban
dan ketinggalan dalam persaingan dalam berorganisasi. Agar berjalan
suatu organisasi maka sumber daya harus ada dalam suatu organisasi guna
memberika prestasi dalam berorganisasi. Suatu organisasi harus mempunyai
rencana kerja agar tidak salah langkah dalam menjalankan suatu
organisasi.
Dalam dunia yang semakin berkembang ini, suatu organisasi
akan maju jika suatu semua nilai dan aspek tersebut lengakap dan tidak
ada satupun yang tidak ada. Maka akan terbuat suatu organisasi yang baik
dan akan mengalami kemajuan dalam setiap waktu. Berorganisasi harus
baik guna menjadikan manusia baik pula agar tidak terjadi hal-hal yang
tidakbaik pula. Untuk itu mari tingkatkan berorganisasi dengan
menjadikan organisasi yang baik pula.
Dalam membangun suatu
organisasi hal yang paling utama adalah adanya loyalitas. Sebisa mungkin
ajaklah orang-orang yang memiliki loyalitas tinggi terhadap suatu
pekerjaan untuk membangun organisasi tersebut. Carilah orang yang
mempunyai tingkat militansinya tinggi, sehingga ketika organisasi itu
terbentuk maka tujuan awal dari didirikannya organisasi itu dapat
terlaksana.
Suatu organisasi akan terus maju bila ada orang yang
bekerja sama di dalamnya secara kompak. Mereka yang memiliki kemampuan
yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama. Mereka loyal terhadap
organisasi dan Sang Founding Father yang memimpinnya. Dengan hanya
beberapa orang saja yang loyal suatu organisasi akan selalu ada dan
terus maju.
Keragaman kemampuan menjadi modal selanjutnya untuk terus
membangun organisasi lebih maju lagi. Bagi seorang pemimpin sudah
menjadi tugasnya dalam mengetahui dan memilah-milah kemampuan anggotanya
sehingga dapat menempatkan para anggotanya sesuai dengan keahlian
masing-masing.
Melihat orang Indonesia yang cenderung humoris jangan
buat suatu organisasi yang kita pimpin terlalu serius sehingga suasana
organisasi terlihat mencekam, para anggota menjadi merasa tertekan akan
aturan-aturan yang berlaku. Buatlah santai, seakan-akan para anggota
tidak merasa sedang berorganisasi. Artinya para anggota tidak merasa
disibukan oleh organisasi yang sedang dijalaninya.
Organisasi yang
mengalir akan membuat para anggotanya merasa senang karena mereka hanya
di tuntut kesediannya dalam membangun suatu organisasi sesuai dengan
keadaan hati mereka. Tidak ada paksaan, sehingga mereka dapat dengan
ikhlas menjalaninya.
Sebagai seorang pemimpin (Founding Father) harus
mampu membangun suatu organisasi yang berasal dari hati nurani.
Sehingga keikhlasan selalu menyertainya dan dengan sendirinya para
anggota akan sadar akan kedudukannya masing-masing yang telah di
embankan oleh seorang pemimpin. Selanjutnya tugas, fungsi dan peran
mereka akan di jalaninya tanpa harus ada perintah yang bersifat memaksa.
Dengan
begitu kita dapat menyimpulkan beberapa tahap yang harus di lakukan
dalam membangun suatu organisasi. Dimulai dari adanya loyalitas,
pembagian tugas yang sesuai dengan kemampuannya masing-masing dan
menjalani organisasi secara santai (tidak ada paksaan) dengan harapan
suatu organisasi bisa dapat di bangun berdasarkan keikhlasan dari para
anggotanya.
Dari berbagai sumber yang penulis sudah pernah baca dan
pahami, dalam membangun organisasi yang baik dan efektif diperlukan 7
dasar pokok yang harus dipenuhi. Jika ketujuh dasar pokok itu terpenuhi
maka organisasi yang terbentuk akan selalu kokoh serta kompak sesuai
dengan tujuan awal dari organisasi tersebut. Adapun ketujuh dasar pokok
tersebut seperti dijabarkan dibawah ini :
Pertama harus dimiliki
suatu organisasi adalah nilai & visi, Nilai dan visi adalah suatu
tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus di capai oleh suatu
organisasi. Jika nilai & visi organisasi tidak ada maka organisasi
itu akan rusak, karena tidak memiliki tujuan yang jelas.
Kedua adalah
misi, Misi yaitu hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu
visi (tujuan).Tanpa ada misi yang jelas, visi tidak akan pernah
tercapai, Maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain.
Jika tidak memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi
yang diinginkan bahkan mendekati pun tidak.
Ketiga adalah aturan -
aturan yaitu batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi. Jika suatu
organisasi tidak memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi
penyimpangan yang dapat merugikan organisasi. Bahkan akan menimbulkan
konflik kepentingan, dimana setiap anggotanya hanya menginginkan
keuntungan individual.
Keempat adalah Profesionalisme,
Profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak. Suatu
organisasi dapat berhasil jika memiliki sikap dan sifat profesionalisme.
Karena dengan sikap profesional organisasi tersebut akan memiliki citra
baik di mata orang lain, dan akan menimbulkan rasa percaya dari klien
dan juga rekan-rekan organisasi tersebut.
Kelima adalah Insentif.
Insentif adalah bonus atau hadiah. Insentif sangat di butuhkan oleh
anggota dari suatu organisasi bila dia melakukan tugas dengan sangat
baik.
Keenam adalah Sumber Daya, Jika suatu organisasi kehilangan
sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan
baik. Bisa di bilang sumber daya bagaikan supply oksigen bagi
kelangsungan hidup manusia, tapi sumber daya juga bisa di cari
penggantinya. Jika tidak di temukan lagi sumber daya maka organisasi
tersebut akan frustasi dan cenderung akan mengalami penurunan fungsi ke
depannya.
Ketujuh adalah Rencana Kerja. Rencana kerja merupakan
susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi. Karena bila
tidak ada susunan kegiatan yang pasti dari sebuah organisasi,organisasi
tersebut akan salah langkah dalam setiap kegiatan yang di lakukan.
Ketujuh
aspek diatas merupakan hasil simpulan dari beberapa sumber yang pernah
penulis baca. Tidak menutup kemungkinan ada aspek-aspek lain yang
dibutuhkan selain dari ketujuh aspek diatas. Hal ini terbilang wajar
karena organisasi terbentuk karena adanya suatu tujuan yang ingin
dicapai secara bersama-sama. Tentunya tujuan dari organisasi yang satu
mungkin saja berbeda dengan tujuan dari organisasi yang lainnya.
Organisasi
yang baik bisa di katakan organisasi yang terorganisir, organisasi yang
mempunyai visi dan misi atau tujuan yang jelas , organisasi yang
mempunyai perencanaan yang matang, organisasi yang mempunyai kreatifitas
dan inofatif dalam membuat perencanaan, organisasi yang bisa berkembang
sesuai dengan tujuan dan visi misi yang sudah menjadi kesepakatan.
Dewasa
ini banyak sekali organisasi-organisasi yang tumbuh berkembang, namun
jarang sekali diantara beberapa organisasi yang ada bisa bertahan dalam
jangka waktu yang lama, mungkin karena beberapa hal yang bisa
mempengaruhi sebuah organisasi itu bisa putus di tengah jalan atau mecet
tidak bisa menyelesaikan program/tidak menuai hasil (gagal), ataukah
karena perencanaan program itu dulunya tidak di pikirkan secara matang.
Ataukah karena kurang kompak atau bagaimana ini? Bisa juga ini malah
yang menjadi sebuah masalah yang harus di pecahkan.hal ini
sanagat\disayangkan karena apa? Mungkin karena kurangnya mutu dan
kualitas para birokrasi perusahaan yang dirasa kurang dalam hal semua
seperti yang saya paparkan di atas tadi , sudah banyak contoh-contoh
konkrit dari perusahaan – perusahaan Indonesia yang mungkin dari luarnya
baik dan rapih,tapi kita tidak tau selut belut didalamnya,apakah
karyawannya baik kah,atau tidak terjalin hubungan kerja yang baik,kunci
dari segala maslah ini terletak dari mau tidaknya kita dalam perusahaan
itu melakukan kerjasama.
Kerjasama yang baik bisa menjadi awal sebuah
organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik, disamping itu juga
perlu adanya komunikasi yang baik pula. Tanpa ada kerjasama dan
komunikasi yang baik, sebuah organisasi tidak akan bisa bertahan
lama,padahal suatu organisasi yang baik dilihat petama kali dari bisa
bertahan lama ¨tidak cepat bubar¨ atau sebaliknya ¨konsisten¨.
Hal-hal yang menunjang organisasi bisa di katakan baik atau sukses adalah :
1.
Kepemimpinan. Tanpa adanya pemimpinan yang punya sikap
tanggap,tegas,tanggung jawab,kemampuan yang lebih,dan konsisten dengan
tanggung jawab,sebuah organisasi tidak akan bisa maju dan baik.
2.
Anggota atau pengurus di masing-masing program. Jika kepengurusan tidak
bisa menjalankan tugas dan kewajiban dengan baik, organisasi juga tidak
akan maju atau konsisten.
3. Tempat atau kantor. Sebuah organisasi yang baik juga di tunjukan dengan adanya sebuah kantor atau tempat ¨punya kantor¨.
4.
Jaringan. Ini juga termasuk salah satu yang menunjang organisasi itu di
katakan baik, banyaknya jaringan yang di bangun, ini semakin menunjukan
organisasi itu bisa di katakan organisasi yang baik atau maju.
5.
Komunikasi dalam organisasi. Jika dalam satu ruang organisasi tidak ada
komunikasi yang baik, bahkan tidak ada keterbukaan dalam satu ruang yang
beda pemikiran juga beda tujuan, sehingga tidak ada penyelesaian atau
jalan keluar untuk memecahkan suatu masalah, organisasi itu tidak akan
bisa bekerja dengan maksimal dan hasilnya juga tidak maksimal.
6. Managemen. Organisasi yang baik managemennya juga harus baik, tersusun dengan rapi dan terorganisir dengan baik.
7.
Budaya dalam keorganisasian. Yang di maksud dengan budaya disini adalah
kebiasaan-kebiasaan yang ada dalam organisasi,entah itu kebiasaan yang
baik atau kebiasaan yang tidak baik,seperti tidak ada keseriusan dalam
menjalankan tugas,mengabaikan waktu yang sudah menjadi kesepakatan
¨tidak tepat waktu¨,tidur di waktu jam kerja,dan lain-lainnya.
Mungkin
masih banyak hal-hal yang menunjang sebuah organisasi itu bisa lebih
baik,ini hanya beberapa hal saja yang bisa menunjang sebuah organisasi
menjadi baik. Pengalaman saya dalam berorganisasi selama ini,banyak
kelemahan-kelemahan yang tidak di mengerti dalam organisasi itu sendiri
tidak ada kaca benggala, kebanyakan organisasi yang tidak bisa bertahan
lama itu karena tidak punya tujuan atau konsep dan target yang jelas ,
seperti organisasi kepemudaan, dan organisasi masyarakat yang lainnya.
Dalam berorganisasi harus punya rasa kekeluargaan yang tinggi, seperti
punya rasa memiliki, saling bekerja sama, dan yang lainnya.
Jadi,di
sini bisa disimpulkan bahwa organisasi yang baik adalah organisasi yang
bisa konsisten dan punya hasil yang konkrit atau nyata. Tanpa hasil yang
konkrit, organisasi itu tidak bisa dikatakan organisasi yang baik,
karena semuanya hanyalah sebuah program tanpa penyelesaian, disamping
itu juga harus konsisten, organisasi yang tidak konsisten berarti
organisasi itu gagal menjalankan program, itu juga tidak
5. Penutup
A. Kesimpulan dan Saran
Organisasi
yang baik bisa di katakan organisasi yang terorganisir, organisasi yang
mempunyai visi dan misi atau tujuan yang jelas , organisasi yang
mempunyai perencanaan yang matang, organisasi yang mempunyai kreatifitas
dan inofatif dalam membuat perencanaan, organisasi yang bisa berkembang
sesuai dengan tujuan dan visi misi yang sudah menjadi kesepakatan.
suatu
organisasi adalah nilai & visi,nilai dan visi adalah suatu tujuan
yang di akan digunakan sebagai target yang harus di capai oleh suatu
organisasi.Jika nilai & visi organisasi tidak ada maka organisasi
itu akan rusak,karna tidak memiliki tujuan yang jelas.
Kerjasama yang
baik bisa menjadi awal sebuah organisasi bisa berjalan dengan lancar
dan baik, disamping itu juga perlu adanya komunikasi yang baik pula.
Tanpa ada kerjasama dan komunikasi yang baik, sebuah organisasi tidak
akan bisa bertahan lama,padahal suatu organisasi yang baik dilihat
petama kali dari bisa bertahan lama ¨tidak cepat bubar¨ atau sebaliknya
¨konsisten¨.
Jadi, organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa
konsisten dan punya hasil yang konkrit. Tanpa hasil yang konkrit,
organisasi itu tidak bisa dikatakan organisasi yang baik, karena
semuanya hanyalah sebuah program tanpa penyelesaian, disamping itu juga
harus konsisten, organisasi yang tidak konsisten “macet di tengah
perjalanan” berarti organisasi itu gagal menjalankan program, itu juga
tidak baik.
